✆ 0785 265 168 - ✉️ mpm@aitcv.ac.vn

Các hạn chế trong quản lý dự án xây dựng và cách giải quyết chúng

Xem nhanh

Khóa học Thạc Sĩ chuyên nghiệp về Quản Lý Dự Án trong Xây Dựng (MPM) tại Viện Công Nghệ Châu Á (AIT)

Bạn đã từng đến xem một vở xiếc và nhìn thấy các nghệ sĩ thực hiện một màn cân bằng? Bạn sẽ nhận thấy cách họ một cách tinh tế đồng thời giữ nhiều đĩa lên không trung. Nó trông như là ma thuật vậy. Nhưng thực tế, cân bằng không đòi hỏi ma thuật, chỉ đòi hỏi tập trung và kỹ năng cao. Nếu một trong những nghệ sĩ mất đĩa của mình, có thể tất cả các đĩa khác cũng sẽ rơi xuống.

Và giống như một buổi biểu diễn xiếc, quản lý xây dựng cũng là một màn cân bằng. Trong quá trình vòng đời dự án, bạn sẽ gặp phải các hạn chế, ràng buộc khác nhau, bao gồm rủi ro, chi phí và thời gian. Là một quản lý xây dựng hiệu quả, một phần công việc của bạn là học cách cân bằng các hạn chế, ràng buộc này để nâng cao hiệu suất tổng thể của dự án.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến một số hạn chế phổ biến nhất trong quản lý dự án và giới thiệu một số cách tốt nhất để giải quyết từng hạn chế.

Nhưng Hạn Chế của Dự án chính xác là gì?

Hạn chế của quản lý dự án là các giới hạn tổng quát bạn phải nhận biết và tính đến trong suốt vòng đời dự án. Ví dụ, hạn chế về chi phí có nghĩa là bạn bị giới hạn trong một ngân sách dự án xây dựng nhất định, trong khi hạn chế về thời gian có nghĩa là bạn phải hoàn thành dự án trong một khoảng thời gian cụ thể.

Hầu hết các hạn chế của dự án sẽ ảnh hưởng lẫn nhau. Đây là lý do tại sao quản lý các hạn chế quan trọng đối với sự thành công của dự án của bạn. Nếu bạn quyết định rằng bạn phải kéo dài thời gian dự án, rất có thể bạn sẽ cần rất nhiều tiền để hoàn thành dự án.

Phạm vi của dự án của bạn cũng mở rộng khi chi phí và thời gian của dự án của bạn mở rộng.

Ràng buộc Quản lý Xây dựng Mà Bạn Có Thể Gặp

Dưới đây là cái nhìn cận cảnh về các hạn chế quản lý xây dựng phổ biến nhất có thể ảnh hưởng đáng kể đến kết quả dự án của bạn.

1. Phạm vi dự án

Phạm vi dự án của bạn không phải là một ước tính mà là một tập hợp các sản phẩm được cam kết một cách rõ ràng. Vì vậy, để dự án của bạn trở nên thành công, những cột mốc và sản phẩm được xác định trong phạm vi dự án phải là khả thi. Những sản phẩm này cần được thống nhất bởi các bên liên quan chính. Hãy nói, trong một dự án xây dựng nhà, phạm vi bao gồm việc xây dựng một nhà bếp, một phòng khách và hai phòng ngủ. Tuy nhiên, nền nhà và thiết kế nội thất không được bao gồm. Là người quản lý dự án, bạn nên chỉ ra rõ ràng những sản phẩm cụ thể sẽ được cung cấp và những sản phẩm nào sẽ không được cung cấp. Như vậy, tất cả mọi người tham gia vào dự án đều biết mình sẽ đạt được những gì.

Thực hiện một đánh giá toàn diện về phạm vi cũng là một trong những điều quan trọng nhất bạn nên làm. Điều này rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án. Việc cuối cùng bạn phải thực hiện dưới phạm vi dự án là tuyên bố phạm vi dự án, điều này xác định những gì có thể được bao gồm trong dự án của bạn và những gì sẽ không được bao gồm.

2. Thời gian

Ràng buộc về thời gian là một yếu tố quan trọng đối với thành công của dự án của bạn. Có các ràng buộc thời gian khác nhau bạn sẽ gặp trong quá trình dự án xây dựng của mình. Và bất cứ khi nào bạn cố gắng kéo dài thời gian dự án của mình, có thể có rất nhiều hậu quả, như điều chỉnh lịch làm việc của nhóm, kéo dài hạn chót và ít thời gian để lập kế hoạch.

Các yếu tố thời gian của dự án của bạn có thể dẫn đến các ràng buộc bao gồm:

Số giờ làm việc trong dự án
Thời gian tổng thể của dự án
Các điểm mốc và lịch làm việc nội bộ
Thời gian dành cho chiến lược và lập kế hoạch
Số lượng giai đoạn dự án

Với các ràng buộc thời gian, là một quản lý dự án, bạn cần làm cho dự án của mình chính xác như có thể. Dựa vào các dự án trước đó của bạn và sử dụng dữ liệu cũng là cần thiết. Hơn nữa, các yêu cầu thay đổi, sự trì hoãn, sự không chắc chắn và các rủi ro không đúng thời gian là một số yếu tố bạn cần xem xét. Một phần mềm lập lịch nhà thầu đáng tin cậy là tất cả những gì bạn và nhóm của bạn cần để giúp bạn giải quyết tất cả những điều này, đặc biệt khi xử lý nhiều dự án. Công cụ phần mềm này có các tính năng tốt nhất phục vụ các mục đích khác nhau, giúp bạn điều hướng dự án của mình trong khi đảm bảo bạn hoàn thành và giao dự án đúng thời gian.

3. Chi phí dự án

Chi phí hoặc ngân sách là số tiền được đầu tư vào dự án của bạn để đạt được kết quả mong muốn. Là người quản lý dự án, bạn nên lập kế hoạch cho dự án một cách tốt để bạn không vượt quá ngân sách ước tính. Bạn cũng phải kiểm soát chi phí trong ngân sách đề xuất của mình, dẫn đến vượt quá ngân sách.

Việc ước tính chi phí dự án một cách chính xác là rất quan trọng, ngay cả trước khi xây dựng kế hoạch dự án. Nó cho phép bạn xây dựng một cơ sở để so sánh chi tiêu của bạn trong suốt vòng đời dự án và theo dõi tiến độ của bạn. Bạn có thể theo dõi chi phí và ngân sách bằng phần mềm quản lý xây dựng trực tuyến. Triển khai một công cụ phần mềm như vậy có thể giúp bạn kiểm soát chi phí và thời gian, cho phép theo dõi một cách mượt mà hơn và tương tác hiệu quả giữa bạn và các bên liên quan.

Công cụ phần mềm này có thể làm cho việc kiểm soát chi phí hiệu quả nhất có thể. Và kiểm soát chi phí hiệu quả là rất quan trọng đối với sự thành công của dự án của bạn.

4. Chất lượng

Ràng buộc này phụ thuộc vào các đặc điểm của sản phẩm được cung cấp. Chất lượng của dự án của bạn được đánh giá dựa trên mức độ gần gũi của kết quả với mong đợi. Là người quản lý dự án, bạn nên luôn đảm bảo duy trì chất lượng dự án vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng.

Mối liên hệ mạnh mẽ giữa ba ràng buộc quan trọng đã được đề cập ở trên, tức là chi phí, thời gian và phạm vi, ảnh hưởng đến chất lượng dự án. Ví dụ, các thay đổi về phạm vi dự án của bạn sẽ làm gia tăng ngân sách và thời gian, dẫn đến chất lượng dự án bị đe dọa hơn. Tương tự, thay đổi mong đợi về chất lượng cũng ảnh hưởng đến ba ràng buộc trên. Hãy nói rằng khách hàng của bạn muốn nhận được các dự án chất lượng tốt nhất. Điều này làm tăng thời gian và chi phí và có thể thay đổi phạm vi dự án.

Cuối cùng, các ràng buộc mà chúng tôi đã đề cập và thảo luận ở trên đều có mối quan hệ gắn kết với nhau.

5. Tài nguyên

Nhân tố quan trọng nhất đối với thành công của dự án của bạn là tài nguyên, đóng góp đáng kể vào ngân sách. Những tài nguyên này có thể là thiết bị, con người, công cụ, tài sản, v.v. Mỗi tài nguyên của bạn ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các ràng buộc khác. Do đó, là một người quản lý dự án, bạn nên quản lý tất cả các tài nguyên của mình một cách đúng đắn và hiệu quả để kiểm soát các ràng buộc khác.

Phân bổ tài nguyên không đúng cách có thể làm suy giảm chất lượng, bao gồm cả việc vượt quá ngân sách và thời gian. Hơn nữa, để giao hàng thành công, là một người quản lý dự án, bạn nên đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm được sử dụng một cách tối ưu để đạt được năng suất tối đa và không làm kiệt quệ dự án.

Một ứng dụng quản lý xây dựng phù hợp và hàng đầu giúp bạn phân bổ đúng tài nguyên cho bất kỳ dự án nào, cung cấp phân tích mạnh mẽ để đưa ra quyết định kịp thời và tối đa hóa sự sử dụng hiệu quả.

6. Rủi ro

Mong đợi rủi ro liên quan đến bất kỳ dự án xây dựng nào của bạn. Rủi ro có thể có lợi cho dự án của bạn hoặc có thể gây trục trặc cho dự án. Vì vậy, là người quản lý dự án, bạn phải đánh giá và dự đoán bất kỳ rủi ro có thể xảy ra ở mọi bước của quá trình lập kế hoạch dự án. Bạn có thể bắt đầu bằng việc xác định các chiến lược quản lý rủi ro và mức độ chịu đựng để giảm thiểu rủi ro khi cần thiết.

Có hai loại rủi ro, gọi là tích cực và tiêu cực. Hãy nói bạn đang sử dụng phần mềm quản lý công việc xây dựng mới nhất mà đảm bảo giúp dự án của bạn hoàn thành đúng thời gian. Tận dụng cơ hội độc đáo sẽ thông thường liên quan đến rủi ro, và tuy nhiên, đồng thời, nó ảnh hưởng tích cực đến dự án của bạn.

Mặt khác, sự mòn bất thường của tài nguyên quan trọng do căng thẳng cực đoan là một rủi ro tiêu cực và có thể làm trì hoãn việc giao hàng dự án. Trong tình huống như vậy, bạn nên có một kế hoạch dự phòng.

Cách Quản lý Hạn Chế Dự án Xây dựng

Các hạn chế được đề cập ở trên là quan trọng đối với các dự án; tuy nhiên, có cách bạn có thể thực hiện chúng để quản lý chúng một cách hiệu quả để giao dự án thành công. Đây là một số cách hiệu quả nhất để quản lý các hạn chế tại dự án của bạn.

1. Lập kế hoạch và lên chiến lược cho mỗi giai đoạn của dự án

Xây dựng kế hoạch đúng sẽ giúp bạn tránh các hạn chế thông thường. Một cấu trúc phân cấp công việc của bạn, trong đó mỗi bước được chia thành các nhiệm vụ, có thể giúp bạn hiểu rõ phạm vi của dự án của mình theo cách chi tiết. Bạn cũng có thể tổ chức và liệt kê tất cả các chức năng chi tiết, bao gồm lịch trình và các thành viên nhóm được giao.

2. Hiểu rõ từng hạn chế một cách rõ ràng

Bạn hiểu rõ hơn về cách các hạn chế ảnh hưởng đến các dự án xây dựng của bạn, bạn có thể lên kế hoạch xung quanh chúng tốt hơn. Biết mọi giới hạn và xác định những khía cạnh của dự án sẽ tham gia nhiều nhất là cần thiết để giải quyết và quản lý chúng. Với việc nói vậy, bạn có thể triển khai các chiến thuật như cân bằng tài nguyên, phân tích rủi ro, và vân vân để khắc phục tác động trái ngược của các hạn chế.

3. Có một quản lý chất lượng đúng đắn

Tuân theo tiến độ, phạm vi và ngân sách của dự án của bạn không đủ, và chất lượng của các sản phẩm được cung cấp của bạn cũng nên đạt tiêu chuẩn. Vì vậy, bạn cần có một quản lý chất lượng dự án hiệu quả. Và để cải thiện hệ thống quản lý chất lượng, bạn nên tập trung vào kiểm tra định kỳ các điểm chính trong quá trình.

4. Cân bằng việc sử dụng tài nguyên

Quá tải tài nguyên của bạn liên tục sẽ gây ra căng thẳng cực đoan, dẫn đến kiệt quệ của nhân viên. Sử dụng không đúng tối đa tài năng của đội ngũ của bạn cũng có thể làm giảm năng suất. Và vì tài nguyên của bạn là một trong những ràng buộc dự án quan trọng nhất, việc sử dụng không đủ có thể gây ra vượt quá ngân sách và trì hoãn dự án.

Do đó, tối ưu hóa việc sử dụng thành viên dự án là chìa khóa để bền vững và sinh lợi nhuận kinh doanh.

Viện Công nghệ Châu Á (AIT) và chương trình Thạc sĩ Quản lý Dự án trong Xây dựng Thạc sĩ (MPM) cung cấp khóa học Thạc Sĩ Quản Lý Dự Án trong Xây Dựng để giảng dạy những kiến thức, kỹ năng quản lý dự án cần thiết cho các nhà quản lý dự án xây dựng.

Credit: procrewschedule

Khóa học Thạc Sĩ chuyên nghiệp về Quản Lý Dự Án trong Xây Dựng (MPM) tại Viện Công Nghệ Châu Á (AIT)

Trường Kỹ thuật và Công nghệ (SET) là sự hợp nhất vào tháng 11 năm 2005 của hai Trường cũ, đó là Trường Kỹ thuật Xây dựng (SCE) và Trường Công nghệ Tiên tiến (SAT). Về mặt lịch sử, hai trường này chỉ ra đời vào tháng 1 năm 1993 khi Học viện tổ chức lại nhu cầu cải cách cơ cấu học thuật của mình từ các đơn vị có quy mô nhỏ hơn gọi là “Phân hiệu” sang cơ quan lớn hơn có tên là “Trường”.

Chương trình Thạc sỹ chuyên nghiệp Quản Lý Dự Án trong Xây Dựng (MPM) nằm dưới sự quản lý của trường Kỹ thuật và Công nghệ (School of Engineering and Technology - SET), được thành lập tại Việt Nam từ năm 2007 tại các thành phố lớn như Hồ Chí Minh, Hà Nội, Cần Thơ và Vũng Tàu, với hơn 600 cựu sinh viên đã tốt nghiệp và đang giữ các chức vụ quan trọng ở nhiều công ty, tập đoàn lớn trên cả nước.

Chương trình MPM được thiết kế nhằm đào tạo các chuyên gia hàng đầu, những nhà lãnh đạo năng động trong ngành công nghiệp xây dựng và các dự án xây dựng quy mô lớn.

Mạng lưới các cựu sinh viên rộng khắp cả nước hiện đang giữ các vị trí cao tại hầu hết các cơ quan, bộ, công ty, tập đoàn xây dựng lớn với các công trình trọng điểm như Tập đoàn Dầu khí Việt Nam (PVN), Tập đoàn Điện lực (EVN), Công ty Kiểm định xây dựng Sài Gòn, Coteccons, Central, Indochina Land, …