✆ 0785 265 168 - ✉️ mpm@aitcv.ac.vn

11 Kỹ năng quản lý dự án cần thiết để thành công

Xem nhanh

Kỹ năng quản lý dự án dựa trên kiến thức
Kỹ năng quản lý dự án dựa trên đặc điểm cá nhân
Kỹ năng quản lý dự án dựa trên hiệu suất
Xem xét việc phát triển phương pháp quản lý dự án và phần mềm
Khóa học Thạc Sĩ chuyên nghiệp về Quản Lý Dự Án trong Xây Dựng (MPM) tại Viện Công Nghệ Châu Á (AIT)

Để trở thành một nhà quản lý dự án xuất sắc, bạn phải sở hữu những đặc điểm và năng lực quan trọng cho vai trò và trách nhiệm của vị trí này. Có một số nhiệm vụ đòi hỏi nhiều hơn việc chỉ kiểm soát và duy trì dự án theo lịch trình cho công việc này.

Đã có nhiều nghiên cứu được tiến hành để phân loại các kỹ năng quản lý dự án thành các nhóm. Một nghiên cứu về khả năng quản lý thành công do Katz tiến hành đề xuất ba kỹ năng cơ bản cho phát triển:

Kỹ năng kỹ thuật: được xác định là kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích và sử dụng công cụ và kỹ thuật của một ngành nghề cụ thể.
Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm: khả năng hoạt động tốt như một phần của một nhóm và thiết lập một sự cộng tác trong nhóm.
Kỹ năng khái niệm: được định nghĩa là khả năng nhìn nhận doanh nghiệp như một tổng thể, bao gồm hiểu cách các chức năng khác nhau liên kết với nhau và làm thay đổi trong một thành phần có thể ảnh hưởng đến phần còn lại.

Có cũng có những phân loại khác về kỹ năng quản lý dự án. 3 loại kỹ năng quản lý dự án do viện PMI xác định ba chiều năng lực khác nhau: kiến thức, cá nhân và hiệu suất. Ba lĩnh vực quản lý dự án này là cách đo lường năng lực của quản lý dự án.

Dựa trên việc phân loại này, chúng tôi sẽ liệt kê các kỹ năng quản lý dự án mà mỗi quản lý dự án nên có.

Kỹ năng quản lý dự án dựa trên kiến thức

Các kỹ năng trong lĩnh vực kiến thức thường là điều đầu tiên mà hầu hết mọi người nghĩ tới khi nhắc đến vai trò của một quản lý dự án. Mặc dù đã có nhiều tranh luận về việc bạn có phải sinh ra với những kỹ năng này hay không, nhưng thực tế là bạn có thể học được chúng. Kỹ năng quan trọng nhất có lẽ là kỹ năng lãnh đạo.

1. Lãnh đạo

Là một người lãnh đạo dự án, bạn có thể giúp dự án tiến triển và đạt được kết quả thành công bằng cách hướng dẫn, đào tạo và động viên đội dự án của bạn. Điều này giúp các thành viên trong nhóm phát triển kỹ năng quản lý dự án của riêng họ và xây dựng một môi trường làm việc xây dựng. Giảng dạy cho thành viên trong nhóm cách phân công trách nhiệm, đưa ra ý kiến xây dựng, đặt mục tiêu và đánh giá hiệu suất cá nhân và nhóm có thể làm cho họ cảm thấy có sự ảnh hưởng lớn hơn. Khuyến khích giao tiếp và làm việc nhóm đúng cách giúp nhân viên cảm thấy mình đang đóng góp quan trọng cho dự án. Hãy nhớ công nhận thành tựu của các thành viên trong nhóm của bạn để họ biết rằng bạn đánh giá đóng góp của họ. Kết hợp những yếu tố này với phong cách lãnh đạo riêng của bạn có thể giúp bạn quản lý dự án hiệu quả hơn mà còn cải thiện kỹ năng lãnh đạo của bạn.

2. Giao tiếp hiệu quả

Để trở thành một quản lý dự án hiệu quả là phải có khả năng diễn đạt những gì bạn cần mà nhóm dự án của bạn phải làm. Giao tiếp kém chất lượng dẫn đến không hiệu quả và mất thời gian. Do đó, quản lý dự án nên đặt ưu tiên cho việc giao tiếp thành công để giảm khả năng xảy ra điều này.

Kỹ năng này bao gồm tiếp cận thành viên trong nhóm và xây dựng mối quan hệ ý nghĩa với đồng nghiệp của bạn. Nhưng quản lý dự án không chỉ cần biết cách nói chuyện với nhóm của mình, họ cũng có trách nhiệm giao tiếp với các bên liên quan và khách hàng. Do đó, kỹ năng giao tiếp hiệu quả cho quản lý dự án là một điều cần thiết. Duy trì tất cả các cuộc họp, từ cuộc họp bắt đầu đến cập nhật tình hình, trách nhiệm của người quản lý dự án là quản lý việc hỗ trợ trong suốt quá trình dự án. Họ cần có một kế hoạch giao tiếp rõ ràng để đảm bảo mọi người tham gia vào dự án (nhóm, bên liên quan, khách hàng, nhà thầu, v.v.) đều được thông báo về quy trình, thời gian và ngân sách. Điều này cũng giúp người quản lý dự án dễ dàng cập nhật cho tất cả những người cần biết về những phát triển mới nhất của dự án.

3. Đàm phán

Liên quan đến kỹ năng giao tiếp, người quản lý dự án cũng cần thành thạo trong việc đàm phán. Kỹ năng này cũng quan trọng trong việc giải quyết xung đột và quản lý các bên liên quan. Bạn cần học cách từ chối yêu cầu thay đổi phạm vi một cách tế nhị và học cách trình bày dữ liệu của mình một cách thuyết phục.

Lãnh đạo một dự án đòi hỏi đàm phán liên tục, từ quản lý tài nguyên đến thu hút nhà cung cấp đến giải quyết xung đột trong nhóm. Một người quản lý dự án hiệu quả thường là một người đàm phán tài năng, có thể giữ cho tất cả các bên liên quan hài lòng và tập trung vào một mục tiêu chung vào bất kỳ thời điểm nào.

4. Quản lý đội nhóm

Quản lý đội và giải quyết xung đột là một trong những trách nhiệm của người quản lý dự án để đảm bảo tất cả mọi người đồng lòng với tầm nhìn và động viên để làm việc tốt nhất của họ thông qua mỗi giai đoạn dự án. Ngoài ra, họ còn phải giúp đội làm việc cùng nhau và điều chỉnh mục tiêu cá nhân của họ với tổ chức để đảm bảo hoàn thành dự án thành công. Kỹ năng quản lý xung đột mạnh mẽ cũng là một yêu cầu khi cần giúp các thành viên trong nhóm xung đột giải quyết vấn đề của họ để quá trình dự án vẫn hoạt động theo kế hoạch.

Kỹ năng quản lý dự án dựa trên đặc điểm cá nhân

Đặc điểm của một người quản lý dự án, có thể nói, quan trọng hơn. Bất kỳ ai cũng có thể học một kỹ năng mới, nhưng bạn phải có những đặc điểm nhất định để thực sự trở thành một quản lý dự án thành công. Những người quản lý dự án xuất sắc sở hữu những đặc điểm cá nhân như thái độ tích cực, sự tự tin, sự nhiệt huyết, sự khoan dung, tính thích nghi, đạo đức cá nhân và kỹ năng quản lý con người.

Trong lĩnh vực quản lý dự án, việc phát triển bộ đặc điểm cá nhân phù hợp cũng quan trọng như việc học, ví dụ, cách tạo kế hoạch dự án hoặc tạo điều kiện cho một cuộc họp thành công.

5. Giải quyết vấn đề và tư duy phản biện

Trong quá trình vòng đời dự án, sẽ có những khó khăn đòi hỏi người quản lý dự án phải áp dụng kỹ năng giải quyết vấn đề của họ. Tư duy phản biện là kỹ năng giải quyết vấn đề quan trọng nhất. Dành thời gian để hiểu vấn đề và tiến hành nghiên cứu cần thiết để đưa ra các lựa chọn sáng suốt, người suy nghĩ phản biện có khả năng vượt qua mọi thách thức trong mỗi dự án. Dự án của bạn có khả năng thành công hơn nếu bạn có chuyên môn để giải quyết những khó khăn đó.

Những người quản lý dự án xuất sắc luôn tích cực hơn là phản ứng, và họ sử dụng kỹ năng tư duy phản biện để xử lý các nhiệm vụ phức tạp hoặc không rõ ràng. Hơn nữa, người quản lý dự án có khả năng giải quyết các vấn đề phức tạp bằng cách giữ đúng tính khách quan, phân tích dữ liệu và cân nhắc các giải pháp mà không có thiên vị.

6. Sự thích nghi

Trong quản lý dự án, thay đổi là điều không thể tránh được. Vì vậy, trong khi lập kế hoạch là một trong những kỹ năng chủ yếu, có thể nói rằng một đặc điểm quan trọng hơn cho một người quản lý dự án là khả năng thích nghi. Nếu một người quản lý dự án (và chiến lược của họ) cứng nhắc, nó có nguy cơ mọi thứ sẽ sụp đổ ngay khi xảy ra một điều gì đó không mong đợi. Nếu bạn không sẵn lòng thay đổi, dự án sẽ gặp rủi ro. Người quản lý dự án phải có khả năng thích nghi với xu hướng sản phẩm mới, công nghệ, đối tượng người dùng và các yếu tố khác. Tất nhiên, bạn cần có cái nhìn để nhận ra khi tính thích nghi là có ích cho dự án, nhưng mặt khác, bạn cũng biết khi nào bạn phải kiên nhẫn.

7. Kiên nhẫn

Mặc dù dự án được lập kế hoạch kỹ lưỡng, luôn có rủi ro bị lạc hướng bởi kỳ vọng không thực tế của các bên liên quan, yêu cầu thay đổi hoặc hạn chế thời gian không đạt được; bực bội vì dự án không diễn ra theo kế hoạch sẽ không giúp cho bất cứ ai. Thay vào đó, tiếp tục động viên và giúp đỡ đội của bạn sẽ giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ hơn và tiếp tục di chuyển theo hướng đúng. Vì vậy, sự kiên nhẫn là một đặc điểm cá nhân thường bị bỏ qua nhưng đôi khi có thể là sự khác biệt giữa một dự án thành công và một dự án thất bại.

8. Khích lệ động viên

Động viên là một kỹ năng mềm quản lý dự án cần thiết. Những người quản lý dự án xuất sắc phải sở hữu kỹ năng mềm này để giữ cho đội nhóm luôn trong trạng thái làm việc tốt, đảm bảo mọi người làm việc cùng nhau một cách hiệu quả. Có rất nhiều chiến lược khác nhau để giữ đội nhóm làm việc vui vẻ và nhiệm vụ hoàn thành đúng tiến độ.

Kỹ năng quản lý dự án dựa trên hiệu suất

Phân loại của PMI chính thức tiết lộ kinh nghiệm đã được chứng minh và kỹ năng kỹ thuật trong hai bộ kỹ năng riêng biệt. Nhiều năm kinh nghiệm không nhất thiết có nghĩa là có kỹ năng quản lý dự án tốt. Nhưng kinh nghiệm là thứ giúp xây dựng các kỹ năng tốt hơn.

Hồ sơ theo dõi của người quản lý dự án, tất cả số giờ tiếp xúc với quản lý dự án, quy mô và độ phức tạp của các dự án được quản lý, v.v., có thể là cái nhìn sâu sắc về mức độ năng lực của họ.

Vì quản lý dự án có mặt ở hầu hết mọi ngành, nên sự quen thuộc của họ trong các ngành cụ thể có thể hữu ích trong việc ước tính chính xác chi phí, tiến độ và nguồn lực - và những kỹ năng quản lý phạm vi đó là điều cần thiết đối với mọi người quản lý dự án.

9. Quản lý thời gian

Một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến thất bại của dự án là việc lập kế hoạch kém. Điều đó có nghĩa là người quản lý phải có khả năng quản lý thời gian của chính họ cũng như thời gian và năng lực của tất cả các thành viên chủ chốt trong nhóm của dự án. Lập kế hoạch là một khía cạnh cốt lõi của chức năng quản lý dự án, vì vậy đây là một kỹ năng quản lý dự án có giá trị cần đạt được, sắp xếp nhiều lịch trình và dự đoán các rào cản trước khi chúng xảy ra. Điều đó giúp tăng cơ hội thực hiện các dự án thành công. Ngoài ra, người quản lý dự án phải có khả năng tạo dòng thời gian cho dự án và duy trì các thời hạn đó trong suốt vòng đời dự án.

10. Quản lý chi phí

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản lý dự án là xây dựng ngân sách có thể đạt được và theo dõi ngân sách đó trong suốt vòng đời của dự án. Người quản lý dự án phải nhận thức được những hạn chế về tài chính và vận hành chúng bằng cách sử dụng khả năng lập ngân sách và quản lý tài chính để thực hiện các dự án thành công. Họ cần khả năng theo dõi chi phí, tạo bảng tính và quyết định cách chi tiêu ngân sách.

11. Quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro, tức là phát hiện và lập kế hoạch cho những rủi ro tiềm ẩn, là một khả năng quan trọng đối với người quản lý dự án vì không có dự án nào là không có rủi ro. Do đó, người quản lý dự án thành công nhất là người có khả năng nhận ra rủi ro sớm trong dự án và thực hiện các quy trình giảm thiểu thích hợp trong trường hợp rủi ro xảy ra.

Rủi ro là không thể tránh khỏi trong quá trình thực hiện một dự án, ngay cả khi chúng không phải lúc nào cũng rõ ràng, do đó người quản lý dự án cần phải có kinh nghiệm và khả năng xác định những gì có thể xảy ra và áp dụng chiến lược giảm thiểu rủi ro. Để làm được điều này, họ nên tận dụng các công cụ và nhóm để hỗ trợ họ phân tích vấn đề này.

Xem xét việc phát triển phương pháp quản lý dự án và phần mềm

Có nhiều phương pháp quản lý dự án và cách tiếp cận để lựa chọn. Mỗi phương pháp đều cung cấp hướng dẫn cụ thể cho quản lý dự án và hoàn thành dự án. Những người có kinh nghiệm đã quen thuộc với những phương pháp này và có thể dễ dàng xác định phương pháp nào phù hợp nhất cho các dự án và nhóm.

Họ cần sử dụng kỹ năng theo dõi và theo dõi hiệu suất để đảm bảo dự án diễn ra theo kế hoạch và hầu hết thời gian, họ sẽ sử dụng phần mềm quản lý dự án để lập kế hoạch, tổ chức và giao tiếp với nhóm. Các chương trình này cũng hữu ích trong việc quản lý tài nguyên, tài chính và lịch trình cùng một lúc. Điều này có nghĩa là người quản lý dự án phải liên tục cải thiện và cập nhật với công nghệ mới nhất có sẵn.

Viện Công nghệ Châu Á (AIT) và chương trình Thạc sĩ Quản lý Dự án trong Xây dựng Thạc sĩ (MPM) cung cấp khóa học Thạc Sĩ Quản Lý Dự Án trong Xây Dựng để giảng dạy những kiến thức, kỹ năng quản lý dự án cần thiết cho các nhà quản lý dự án xây dựng.

Khóa học Thạc Sĩ chuyên nghiệp về Quản Lý Dự Án trong Xây Dựng (MPM) tại Viện Công Nghệ Châu Á (AIT)

Trường Kỹ thuật và Công nghệ (SET) là sự hợp nhất vào tháng 11 năm 2005 của hai Trường cũ, đó là Trường Kỹ thuật Xây dựng (SCE) và Trường Công nghệ Tiên tiến (SAT). Về mặt lịch sử, hai trường này chỉ ra đời vào tháng 1 năm 1993 khi Học viện tổ chức lại nhu cầu cải cách cơ cấu học thuật của mình từ các đơn vị có quy mô nhỏ hơn gọi là “Phân hiệu” sang cơ quan lớn hơn có tên là “Trường”.

Chương trình Thạc sỹ chuyên nghiệp Quản Lý Dự Án trong Xây Dựng (MPM) nằm dưới sự quản lý của trường Kỹ thuật và Công nghệ (School of Engineering and Technology - SET), được thành lập tại Việt Nam từ năm 2007 tại các thành phố lớn như Hồ Chí Minh, Hà Nội, Cần Thơ và Vũng Tàu, với hơn 600 cựu sinh viên đã tốt nghiệp và đang giữ các chức vụ quan trọng ở nhiều công ty, tập đoàn lớn trên cả nước.

Chương trình MPM được thiết kế nhằm đào tạo các chuyên gia hàng đầu, những nhà lãnh đạo năng động trong ngành công nghiệp xây dựng và các dự án xây dựng quy mô lớn.

Mạng lưới các cựu sinh viên rộng khắp cả nước hiện đang giữ các vị trí cao tại hầu hết các cơ quan, bộ, công ty, tập đoàn xây dựng lớn với các công trình trọng điểm như Tập đoàn Dầu khí Việt Nam (PVN), Tập đoàn Điện lực (EVN), Công ty Kiểm định xây dựng Sài Gòn, Coteccons, Central, Indochina Land, …