✆ 0785 265 168 - ✉️ mpm@aitcv.ac.vn

Hướng dẫn chi tiết về kế hoạch quản lý dự án xây dựng

Xem nhanh

Kết Luận
Khóa học Thạc Sĩ chuyên nghiệp về Quản Lý Dự Án trong Xây Dựng (MPM) tại Viện Công Nghệ Châu Á (AIT)

Quản lý dự án xây dựng là một nhiệm vụ phức tạp và thách thức đòi hỏi chuyên môn trong nhiều lĩnh vực như tài chính, pháp luật, kinh doanh và quản trị. Với nhiều công việc và khả năng thay đổi vào phút cuối, rất quan trọng để các nhà quản lý dự án có một kế hoạch quản lý xây dựng chi tiết và được cấu trúc tốt. Kế hoạch này sẽ là tài liệu chỉ đường cho dự án, giúp nhà quản lý duy trì tiến độ và hoàn thành dự án trong thời gian và ngân sách đã đồng ý. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp một hướng dẫn toàn diện về cách tài liệu hóa và xác định một kế hoạch quản lý xây dựng hiệu quả.

1. Kế hoạch quản lý xây dựng là gì?

Tại sao Kế hoạch quản lý xây dựng lại quan trọng?

Để hoàn thành một dự án xây dựng thành công, việc có một kế hoạch quản lý xây dựng là điều không thể thiếu. Nó đóng vai trò như một công cụ giao tiếp giữa các nhóm tham gia vào dự án, giúp thu hẹp khoảng cách và tránh những sự chênh lệch thông tin. Một kế hoạch quản lý xây dựng được định nghĩa rõ ràng cung cấp cho các bên liên quan hiểu rõ phạm vi, mục tiêu và sản phẩm cuối cùng của dự án, giúp quyết định và giải quyết vấn đề trong suốt quá trình triển khai. Nó cũng hỗ trợ quản lý rủi ro và biến động hiệu quả, đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ và ngân sách.

Ai lập kế hoạch quản lý xây dựng?

Trách nhiệm tạo kế hoạch quản lý xây dựng nằm trong tay quản lý dự án. Tuy nhiên, họ có thể tìm kiếm ý kiến đóng góp từ nhóm dự án, các bên liên quan khác. Quản lý dự án chịu trách nhiệm đảm bảo rằng kế hoạch là toàn diện và bao phủ tất cả các khía cạnh của dự án. Họ cũng phải thường xuyên xem xét và cập nhật kế hoạch trong suốt vòng đời của dự án để đảm bảo tính hiệu quả của nó.

A Detailed Guide to Construction Project Management Plans

2. Kế hoạch quản lý xây dựng gồm những gì?

Kế hoạch quản lý xây dựng thường bao gồm một số thành phần chính đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện thành công một dự án xây dựng. Các thành phần này bao gồm:

Tổng quan dự án

Tổng quan dự án cung cấp một bản tóm tắt cấp cao về dự án, bao gồm phạm vi, mục tiêu, thời gian và ngân sách. Nó đóng vai trò là một lời giới thiệu về dự án và giúp các bên liên quan hiểu được mục tiêu của dự án.

Cấu trúc dự án

Phần này trình bày cấu trúc tổ chức cho dự án, bao gồm các nhóm, vai trò và trách nhiệm khác nhau. Nó giúp thiết lập một cơ cấu báo cáo rõ ràng và đường truyền thông tin giữa các nhóm và cá nhân tham gia vào dự án.

Phạm vi dự án

Phạm vi dự án xác định ranh giới và các sản phẩm được cung cấp của dự án. Nó phác thảo những gì sẽ được bao gồm và loại trừ khỏi dự án, cung cấp một hiểu biết rõ ràng về mục tiêu của dự án.

Lên lịch trình dự án

Lịch trình dự án chi tiết chứa thông tin về thời gian cho mỗi giai đoạn của dự án, bao gồm ngày bắt đầu và kết thúc, các cột mốc và các nhiệm vụ quan trọng. Đây là bản đồ đường đi cho dự án, giúp cho nhà quản lý dự án theo dõi tiến độ và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để giữ dự án luôn trên đúng quỹ đạo.

Quản lý tài nguyên

Quản lý tài nguyên bao gồm việc xác định và phân bổ các tài nguyên, bao gồm nhân lực, vật liệu và thiết bị cần thiết cho dự án. Phần này nên trình bày cách thức tài nguyên sẽ được thu nhập, sử dụng và quản lý trong suốt quá trình dự án.

Quản lý rủi ro

Việc quản lý rủi ro là rất quan trọng đối với bất kỳ dự án nào và phần này sẽ chỉ ra những rủi ro tiềm tàng liên quan đến dự án và các chiến lược để giảm thiểu chúng. Nó bao gồm một đánh giá rủi ro, kế hoạch dự phòng và các chiến lược phản ứng rủi ro để đảm bảo rằng dự án diễn ra trơn tru và trong ngân sách.

Quản lý chất lượng

Điều quản lý chất lượng là rất cần thiết để đảm bảo rằng dự án đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu cần thiết. Phần này trình bày các biện pháp kiểm soát chất lượng, bao gồm kiểm tra và thử nghiệm, sẽ được thực hiện trong suốt quá trình dự án.

Kế hoạch truyền thông

Kế hoạch truyền thông là tài liệu chỉ ra cách thông tin sẽ được chia sẻ giữa các nhóm và bên liên quan trong suốt dự án. Nó bao gồm các kênh truyền thông, tần suất của việc truyền thông và các giao thức xử lý vấn đề và xung đột.

Kế hoạch cung ứng

Nếu dự án liên quan đến mua vật liệu hoặc thuê ngoài công việc, kế hoạch cung ứng là bắt buộc. Phần này trình bày quy trình và thủ tục cung ứng hàng hóa và dịch vụ, bao gồm ngân sách, tìm kiếm và quản lý hợp đồng.

Kế hoạch sức khỏe và an toàn lao động

Kế hoạch an toàn và sức khỏe chi tiết các biện pháp sẽ được thực hiện để đảm bảo an toàn cho công nhân và cộng đồng trong suốt quá trình xây dựng. Nó nên bao gồm đánh giá rủi ro, các thủ tục khẩn cấp và chương trình đào tạo về an toàn.

A Detailed Guide to Construction Project Management Plans

3. Các bước lập dự án xây dựng

Sau khi chúng ta đã thảo luận về các thành phần chính của một kế hoạch quản lý xây dựng, hãy xem xét các bước cần thiết để tạo ra một kế hoạch hiệu quả.

Bước 1: Xác định mục tiêu dự án

Điều đầu tiên trong việc tạo kế hoạch quản lý xây dựng là rõ ràng định nghĩa mục tiêu và mục đích của dự án. Điều này sẽ cung cấp một hướng đi rõ ràng cho dự án và hỗ trợ việc điều chỉnh tất cả các hoạt động với tầm nhìn chung.

Bước 2: Xác định các bên liên quan

Nhận dạng các bên liên quan là rất quan trọng đối với bất kỳ dự án nào, bởi vì họ có thể ảnh hưởng đáng kể đến thành công của dự án. Điều cần thiết là hiểu được mong đợi, nhu cầu và quan tâm của họ để đảm bảo giao tiếp và hợp tác hiệu quả trong suốt dự án.

Bước 3: Xác định phạm vi dự án

Xác định phạm vi dự án bao gồm việc xác định những gì cần được thực hiện, những tài nguyên có sẵn và các ràng buộc có thể ảnh hưởng đến dự án. Điều này sẽ giúp thiết lập kỳ vọng thực tế và tránh sự bành trướng phạm vi, có thể dẫn đến chậm trễ và chi phí vượt quá ngân sách.

Bước 4: Tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS)

Một cấu trúc phân tích công việc là một biểu đồ hình ảnh của các sản phẩm dự án, được chia nhỏ thành các nhiệm vụ quản lý dễ quản lý hơn. Điều này giúp thiết lập một hiểu rõ ràng về phạm vi dự án và cho phép kế hoạch và quản lý nguồn lực tốt hơn.

Bước 5: Xây dựng tiến độ dự án

Sử dụng WBS để tạo lịch trình dự án, đề ra thời gian cho từng nhiệm vụ và cột mốc. Điều này sẽ giúp theo dõi tiến độ và xác định bất kỳ sự chậm trễ tiềm năng trong dự án.

Bước 6: Xác định các yêu cầu về nguồn lực

Dựa trên phạm vi và lịch trình dự án, ta có thể xác định được nguồn lực cần thiết cho từng nhiệm vụ. Điều này bao gồm sức lao động, tài liệu, trang thiết bị và các nguồn lực khác cần thiết để hoàn thành dự án thành công.

Bước 7: Tạo kế hoạch quản lý rủi ro

Việc xác định các rủi ro tiềm năng và phát triển chiến lược để giảm thiểu chúng là quan trọng để đạt được thành công trong bất kỳ dự án nào. Một kế hoạch quản lý rủi ro nên được phát triển, trình bày các rủi ro tiềm năng, tác động của chúng và cách thức quản lý chúng.

Bước 8: Xác định tiêu chuẩn chất lượng

Để đảm bảo dự án đáp ứng các tiêu chuẩn yêu cầu, các tiêu chuẩn chất lượng phải được xác định rõ ràng. Điều này bao gồm thiết lập các biện pháp kiểm soát chất lượng và tiến hành kiểm tra và thử nghiệm định kỳ.

Bước 9: Thiết lập kênh truyền thông

Để đạt được thành công cho dự án, việc giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết và thiết lập các kênh giao tiếp rõ ràng là bắt buộc. Điều này bao gồm xác định cách thông tin sẽ được chia sẻ giữa các nhóm và các bên liên quan và cách giải quyết các vấn đề hoặc xung đột.

Bước 10: Theo dõi và đánh giá

Sau khi kế hoạch quản lý xây dựng được thiết lập, việc theo dõi và đánh giá hiệu quả của nó thường xuyên là rất quan trọng. Các điều chỉnh cần thiết phải được thực hiện để đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ và trong ngân sách.

4. Kết luận - Lời khuyên để lập kế hoạch dự án xây dựng

Kế hoạch hóa là chìa khóa cho việc thực hiện thành công bất kỳ dự án xây dựng nào. Một kế hoạch quản lý xây dựng được định nghĩa rõ ràng và chi tiết là điều cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thành trong thời gian và ngân sách đã thống nhất. Dưới đây là những lời khuyên cho kế hoạch dự án hiệu quả:

Xác định rõ mục tiêu và phạm vi của dự án
Nhận diện và liên kết các bên liên quan từ đầu
Thường xuyên xem xét và cập nhật kế hoạch dự án
Giao tiếp hiệu quả với tất cả các nhóm và bên liên quan
Có kế hoạch dự phòng cho những rủi ro tiềm ẩn
Theo dõi tiến độ và thực hiện điều chỉnh cần thiết.

5. Bảng thuật ngữ

Sự mở rộng phạm vi không kiểm soát (Scope Creep): Sự mở rộng phạm vi dự án không được ủy quyền và kiểm soát.
Cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure - WBS): Một cấu trúc phân cấp chia nhỏ các thành phẩm của dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Lập kế hoạch nguồn lực (Resource Planning): Xác định và phân bổ các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án thành công.
Đánh giá rủi ro (Risk Assessment): Quá trình xác định các rủi ro tiềm tàng và đánh giá khả năng xảy ra và tác động của chúng đến dự án.
Kiểm soát chất lượng (Quality Control): Quá trình đảm bảo các thành phẩm của dự án đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu.
Mua sắm (Procurement): Quá trình mua các vật liệu hoặc giao việc cho bên thứ ba để thực hiện dự án.
Kế hoạch sự cố (Contingency Plan): Kế hoạch được thiết lập để đối phó với các sự kiện hoặc hoàn cảnh bất ngờ có thể ảnh hưởng đến dự án.
Phạm vi (Scope): Các ranh giới và thành phẩm của dự án.
Các bên liên quan (Stakeholders): Cá nhân hoặc nhóm có quan tâm đến sự thành công của dự án.
Kế hoạch giao tiếp (Communication Plan): Kế hoạch trình bày cách thông tin sẽ được chia sẻ giữa các đội và các bên liên quan khác.

Kết Luận

Kết luận, một kế hoạch quản lý xây dựng là vô cùng cần thiết để thực hiện thành công bất kỳ dự án xây dựng nào. Nó đóng vai trò như một con đường chỉ dẫn cho dự án, cung cấp một sự hiểu rõ ràng về các mục tiêu, phạm vi và sản phẩm cuối cùng của dự án. Bằng cách tuân theo các bước được trình bày trong hướng dẫn này và lưu ý đến các mẹo để lập kế hoạch dự án hiệu quả, các nhà quản lý dự án có thể đảm bảo rằng dự án của họ được hoàn thành trong thời gian và ngân sách đã đồng ý. Thường xuyên xem xét và cập nhật kế hoạch quản lý xây dựng trong suốt vòng đời của dự án là rất quan trọng để tăng tính hiệu quả, cho phép điều chỉnh khi cần thiết được thực hiện. Với một kế hoạch quản lý xây dựng được tài liệu và toàn diện, các nhà quản lý dự án có thể vượt qua các thử thách và mang lại thành công cho dự án.

Nguồn: Saviom

Khóa học Thạc Sĩ chuyên nghiệp về Quản Lý Dự Án trong Xây Dựng (MPM) tại Viện Công Nghệ Châu Á (AIT)

Trường Kỹ thuật và Công nghệ (SET) là sự hợp nhất vào tháng 11 năm 2005 của hai Trường cũ, đó là Trường Kỹ thuật Xây dựng (SCE) và Trường Công nghệ Tiên tiến (SAT). Về mặt lịch sử, hai trường này chỉ ra đời vào tháng 1 năm 1993 khi Học viện tổ chức lại nhu cầu cải cách cơ cấu học thuật của mình từ các đơn vị có quy mô nhỏ hơn gọi là “Phân hiệu” sang cơ quan lớn hơn có tên là “Trường”.

Chương trình Thạc sỹ chuyên nghiệp Quản Lý Dự Án trong Xây Dựng (MPM) nằm dưới sự quản lý của trường Kỹ thuật và Công nghệ (School of Engineering and Technology - SET), được thành lập tại Việt Nam từ năm 2007 tại các thành phố lớn như Hồ Chí Minh, Hà Nội, Cần Thơ và Vũng Tàu, với hơn 600 cựu sinh viên đã tốt nghiệp và đang giữ các chức vụ quan trọng ở nhiều công ty, tập đoàn lớn trên cả nước.

Chương trình MPM được thiết kế nhằm đào tạo các chuyên gia hàng đầu, những nhà lãnh đạo năng động trong ngành công nghiệp xây dựng và các dự án xây dựng quy mô lớn.

Mạng lưới các cựu sinh viên rộng khắp cả nước hiện đang giữ các vị trí cao tại hầu hết các cơ quan, bộ, công ty, tập đoàn xây dựng lớn với các công trình trọng điểm như Tập đoàn Dầu khí Việt Nam (PVN), Tập đoàn Điện lực (EVN), Công ty Kiểm định xây dựng Sài Gòn, Coteccons, Central, Indochina Land, …

Hướng dẫn chi tiết về kế hoạch quản lý dự án xây dựng